Indledning

For et par år siden hjalp jeg en C20 virksomhed med at gennemføre en agil transformation. I dette blog indlæg vil jeg komme med et eksempel på de konkrete forbedringer vi hentede i et af de centrale teams i deres driftsafdeling. Jeg vil samtidig beskrive lidt omkring den forandringsprocess teamet gennemgik. Jeg har valgt denne historie, fordi det et rigtig godt eksempel på hvor langt man kan komme med “forholdsvis” simple værktøjer.

Historien begynder

Historien begynder da vi var godt i gang med etableringen af Scrum teams samt en skalering struktur for disse. Lederen fra Operations kontakter mig og spørger indtil om der mon kunne være noget at hente i hans afdeling, hvis de også begyndte at indføre agile metoder. Vi blev enige om at lave et forsøg med et af hans centrale teams. Teamet bestod af 10-12 mand der havde til opgave at vedligeholde og etablere servere og infrastruktur til disse. Mit oplæg var at vi skulle tage udgangspunkt i Kanban metoden, med fokus på at skabe et overblik over igangværende opgaver samt fælles planlægning af disse.

Jeg valgte en tilgang til teamet hvor vi gik direkte på en to dages workshop hvor teamet efterfølgende stod med:

• en fælles vision
• et fysisk Kanban board med tilhørende politikker
• Kanban boardet udfyldt med igangværende opgaver
• en klar aftale omkring den daglige brug af Kanban boardet samt løbende opfølgning på processen

Hurtige resultater

Vi gik i gang med at benytte Kanban metoden dagen efter den sidste workshop dag. Den første feedback kom ret hurtigt og lød nogenlunde sådan her:

“Nu arbejder vi pludselig sammen som et team, det har vi aldrig gjort før. Det viser sig hurtigt at vi kan hjælpe hinanden meget mere end vi lige gik og troede. Men det er altså også lidt hårdt at skulle forholde sig til tavlen og alle opgaver minimum en gang om dagen”.

Der var ingen tvivl om at alle på teamet oplevede at det krævede en fokuseret indsat hver eneste dag. Kanban processen skaber stor gennemsigtighed og du bliver hele tiden udfordret på om dine valg er rigtige i forhold til at skabe værdi til forretningen.

Vi etablerede selvfølgelig målinger på teamets performance, lige fra begyndelsen… og resultatet var mildt sagt imponerende. Hold lige fast:

• Teamet gik fra en gennemsnitlig gennemløbstid på 27 dage til 14 dage.
• Samtidig løste de over dobbelt så mange opgaver målt over en måned.
• Og sidst men ikke mindst gik de fra 75% af opgaverne var “overdue” til 0%.

Jeg havde selvfølgelig regnet med at der vil ske flotte forbedringer. Men ovenstående resultater var blot den forbedring de oplevede den første måned. Efterfølgende lykkedes det at hente yderligere løft af performanve.

Konklusion:

Jeg har arbejdet som coach i mange år og hjulpet rigtig mange teams til at få de agile principper og værktøjer til at virke. Når jeg kigger på ovenstående historie med det pågældende drifts team, kan jeg genkende en række ting, som også har gjort en kæmpe forskel for andre teams i den første periode.

1. Lad teamet tage ejerskab for at tilpasse processen til deres verden
2. Sikre en stærk facilitering i begyndelsen. Ofte vil en dygtig Agile coach gøre en store forskel her!
3. Skab en høj disciplin i teamet, således at de aftalte politikker bliver fulgt… indtil vi i fællesskab vælge at tilpasse/ændre noget
4. Skab en baseline måling som teamet kan måle deres forbedring i forhold til. Det er utroligt motiverende at se at indsatsen virker – både for team og ledelsen

Jeg har så også stået på sidelinjen og set teams hvor det aldrig rigtig er lykkedes at få skabt en forandring. Herunder vil jeg liste nogle opmærksomhedspunkter man bør holde sig for øje

Opmærksomhedspunkter

1. Hvis ikke ledelsen og opgavestiller omkring teamet er blevet introduceret til processen, kan det stå i vejen teamets udvikling.
2. Man må endelig ikke gå på kompromis med gennemsigtigheden omkring teamets arbejde. Når først vi har skabt et fællesbillede omkring opgaverne i teamet, tager de hurtigt selv ansvar for at tage de rigtig beslutninger (set med forretningsøjne)
3. Den agile coach skal have tid nok i starten til at sikre hurtig behandling af spørgsmål og evt. issues. Samtidig er det også vigtigt at have høj fokus på at teamet opretholder disciplinen